Die Vorbereitung besteht aus 

PROJEKTLEITUNG, Camp KOORDINATION und Camp PLENUM

-     Die Projektleitung hat die Hauptverantwortung für das Camp.
Die Projektleitung sind: Werner Iseringhausen, Ulrich Töpfer und Jens Schramm.

-     Camp KOORDINATION ist der geschäftsführende Ausschuss für das Camp und setzt sich aus der Projektleitung, den LandesjugendpfarrInnen und den für Einzelbereiche des Camps verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zusammen. Diese sind paritätisch besetzt (jeweils eine Person aus Thüringen und der KPS). Es ist möglich, dass zu den beiden Personen bei Bedarf noch eine dritte Person hinzukommt. Die besonderen Ausgaben dieser Gruppe:
o         Verantwortung für das Camp
o         Geschäftsführung
o         Koordination vor, während und nach dem Camp
o         Finanzabwicklung
o         Geschäftsstelle
o         Mitarbeiterpflege
o         Teilbereiche: Thema/Motto, Programmgestaltung, Öffentlichkeitsarbeit, Logistik und Technik.

-      Das Camp PLENUM setzt sich zuammen aus der Camp Koordination, ehren- und hauptamtlichen MitarbeiterInnen aus den Kirchenkreisen/Supturen, den Verbänden, Einrichtungen und Institutionen mit jeweils maximal 2 Personen. Besondere Aufgaben sind hier:
o         Inhaltliche Festlegung
o         Bildung von Ausschüsse für einzelne Bereiche
o         Einbringung von Programmangeboten
o         Mittler zu den Kirchenkreisen/Supturen, Gemeinden, Verbänden etc.

Das Camp Plenum trifft sich bis zum Camp insgesamt vier Mal und wird zwischenzeitlich mit Informationen zur Weitergabe versorgt.
Alle Mitglieder des Camp Plenum geben Informationen an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Kirchenkreisen/Supturen, Gemeinden und Verbänden weiter und regeln in Absprache die Teilnahme für Jugendliche am Camp. Dazu gibt es entsprechende Informationen und Materialien (Plakate, Flyer, Arbeitshilfe etc.).